Die Auswahl von Beiratsmitgliedern ist in Familienunternehmen oft eine komplizierte Entscheidung, da sie von vielen Faktoren abhängt, z. B. von der Größe des Betriebs, der Firmenkultur und natürlich von den Bedürfnissen des Unternehmens. Häufig streben Familienmitglieder eine Mitgliedschaft im Beirat an, was zu Interessenkonflikten zwischen Eigentümern und Management führen kann. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, dass die Auswahl des Beirats in einem gründlichen und transparenten Verfahren erfolgt, bei dem alle Beteiligten ein Mitspracherecht haben.

Außerdem ist es wichtig, dass diese Entscheidung frühzeitig getroffen wird und nicht erst in der Krise aus Verzweiflung. Die Rolle des Beirats in Unternehmen sollte in diesem Sinne als Lebensversicherung verstanden werden: besser, man hat ihn und braucht ihn nicht, als dass man ihn braucht und ihn nicht hat. Jedoch eine stärkere Einbindung dieses Gremiums in das Unternehmen wird das Treffen wichtiger Entscheidungen erleichtern und den Unternehmern, die in der Regel mit der Routine beschäftigt sind, eine gewisse Last von den Schultern nehmen. Darüber hinaus stellt die zunehmende Digitalisierung neue Herausforderungen, die mit Hilfe eines Beirats leichter zu bewältigen sind.

Hier sind einige Kriterien, die bei der Einrichtung eines Beirats zu beachten sind:

1.      Klärung der Ziele und Erwartungen von Gesellschaftern und Management

Die derzeitigen und künftigen Stakeholder sollten sich darüber im Klaren sein, was sie von einem Beirat erwarten. Nur wenn den Kandidaten von den Eigentümern und der Geschäftsführung ein konkretes Ziel für ihre Arbeit vorgegeben wird, können sie ihre Aufgabe sinnvoll erfüllen.

2.      Entwicklung des Profils und der Struktur des Beirats

Beiräte in Familienunternehmen stehen vor besonderen Herausforderungen. Hier gilt es, ein maßgeschneidertes Profil zu entwickeln, anstatt den Beirat an bestehenden Kandidaten auszurichten. Zu vermeiden sind in jedem Fall Verwandte oder Beiratsmitglieder, die einem der Beteiligten besonders nahe” stehen; sie führen zu Ungleichgewichten und Positionskämpfen, die wenig förderlich sind.

3.      Vorbereitung der Suche

Nachdem das Anforderungsprofil mit der Geschäftsführung besprochen und von den Gesellschaftern genehmigt wurde, beginnt die systematische Suche nach geeigneten Personen. In der Geschäftsordnung des Beirats oder im Gesellschaftsvertrag sollte geregelt werden, wie hoch der Anteil familienfremder Dritter ist oder ob der Beirat mehrheitlich aus Gesellschaftern bestehen soll.

4.      Durchführung von Vorstellungsgesprächen

Das zentrale Instrument für die Auswahl des Beirats sind persönliche Gespräche. Diese können von einer externen Person, die regelmäßig solche Gespräche führt, oder von einem Gesellschafter durchgeführt werden. Die am ehesten in Frage kommenden Kandidaten sollten dann in einer zweiten Gesprächsrunde allen Gesellschaftern vorgestellt werden, damit kurzfristig eine gemeinsame Entscheidung getroffen werden kann.

5.      Einbindung des Beirats in das Unternehmen

Von entscheidender Bedeutung ist es, neuen Beiratsmitgliedern ein erstes Informationspaket in Form eines Businessplans zur Verfügung zu stellen. Diese Informationen sind elementares Basiswissen, um den Beirat in die Lage zu versetzen, seine Sparringrolle wahrzunehmen und die aktuellen Zahlen im Kontext der Unternehmensstrategie zu bewerten. Dabei empfiehlt sich das Prinzip “weniger ist mehr”: Lieber wenige aussagekräftige Unterlagen als unzählige Ordner mit Daten, die für die neuen Mitglieder nicht zu entziffern sind.

 Nicht nur der Beirat muss sich mit seinen neuen Aufgaben vertraut machen, sondern auch das Unternehmen muss sich auf einen aktiven Beirat einstellen, was anfangs oft mit mehr Arbeit verbunden zu sein scheint, da die Informationen für Außenstehende oft noch nicht bereitstehen, wenn sie überhaupt vorhanden sind. Daher sollte das erste Jahr des Beirats idealerweise ein Pilotjahr sein, in dem sich Unternehmen und Beirat zusammenfinden, bevor im zweiten Jahr alles professionell funktioniert.

Vielleicht fragst du dich, wo du nach einem Beirat suchen kannst, abgesehen von Referenzen und Mitgliedern deines Unternehmens, die Teil dieser Gruppe sein wollen. Es gibt regionale Plattformen wie Beirat-BW oder die Deutsche Digitale Beiräte auf nationaler Ebene, die helfen, potenzielle Beiräte zu fördern. Diese Plattformen spielen auch eine wichtige Rolle bei der Ausbildung von Kandidaten, indem sie ihnen heute gefragte Fähigkeiten wie Digitalisierung und unternehmerische Nachhaltigkeit vermitteln.