Die Kommunikation des Beirats ist nicht nur möglich, sondern auch erwünscht und manchmal sogar zwingend notwendig, da sie vielfältige Handlungsfelder eröffnet, den Beiratsmitgliedern und dem Unternehmen kreatives Potential gibt und so die Arbeit des Gremiums erleichtert.

Die Grenzen der Kommunikation des Beirats ergeben sich daher aus dem Wesen des Beirats: In unserem Beispiel ist der Beirat ein parallel operierende Kontroll- und Beratungsorgan eines mittelständischen Unternehmens, keine Abteilung, keine Holding oder Investorenvereinigung, die nach Belieben über das Geschäft plaudert und sich in das operative Geschäft einmischt.

Hier sind drei Situationen, in denen Beiräte lernen müssen, effektiv zu kommunizieren und sich der Grenzen ihrer Kompetenzen bewusst zu sein.

1. Die Rolle der Geschäftsführung nicht verdrängen

Wenn es um die Grenzen der Kommunikation des Beirats geht, ist es wichtig zu beachten, dass der Beirat kein operatives Organ des Unternehmens ist und daher in keiner Weise die Rolle eines Sprechers der Unternehmens- oder Managementkommunikation übernimmt.

Genauso wenig wie der Beirat dazu aufgerufen ist, sich in den operativen Alltag, beispielsweise in das Rechnungswesen, den Vertrieb oder an anderer Stelle einzuschalten. Genauso wenig gehört zu seinen Aufgaben, im normalen Geschäftsbetrieb für das Unternehmen zu sprechen. Dafür sind Pressesprecher, beauftragte Agentur und/oder Geschäftsführung zuständig.

Gehen wir von folgender Alltagssituation aus: Das Unternehmen erzielt ein unerwartet positives Geschäftsergebnis. Natürlich ist die Geschäftsleitung bestrebt, diesen Erfolg breit zu kommunizieren, um den Ruf und die Wahrnehmung des Unternehmens zu verbessern und die Aufmerksamkeit des Marktes auf seine Stabilität und sein Entwicklungspotenzial zu lenken.

Da es sich um ein mittelständisches Unternehmen handelt, verfügt es über keine eigene Kommunikationsabteilung, die wenigen Pressemitteilungen werden vom Sekretariat der Geschäftsleitung vorbereitet und verschickt. Der zuständige Mitarbeiter ist erkrankt, die Erstellung der Pressemitteilung verzögert sich, so dass der Beirat die Gelegenheit nutzt, diesen Erfolg der Welt bekannt zu machen.

Die Pressemitteilung mit den Zahlen wird an die Medien kommuniziert, wobei Mitglieder des Beirats (einschließlich des ehemaligen Gesellschafters), Mitglieder des Verwaltungsrats (einschließlich des ehemaligen Aktionärs), nicht aber den Chief Operating Officer.  Auf diese Weise wird das Management aus der Kommunikationsdynamik herausgenommen und damit in gewisser Hinsicht “abgewertet”.

Dieses Beispiel zeigt, dass der Beirat durch Kommunikation viel zerstören kann, was nicht in seiner Macht steht. Der Öffentlichkeit mag es egal sein, wie das Unternehmen die Geschäftszahlen in dem Artikel in der Lokalzeitung verkündet. Aber dem Markt ist es nicht gleichgültig, denn die professionellen Empfänger verstehen die Botschaft sehr wohl: Seht her, der Beirat hat hier das Sagen, nicht die Geschäftsführung.

Dies kann sich negativ auf die Aushandlung von Partnerschaften und Lieferverträgen, auf Finanzierungen und Transaktionen sowie auf Arbeitsverträge mit leitenden Angestellten auswirken, da die Geschäftsführung in einer untergeordneten Rolle gesehen wird. Mit dieser Art von Öffentlichkeitsarbeit kann der Beirat auch erreichen, dass sich die Geschäftsführung um einen alternativen Arbeitsplatz bemüht.  Das sollte nicht das Bestreben eines Beirates sein.

2. Positive Unternehmensentwicklungen fördern

Die genannten Grenzen sollen nicht davon ablenken, dass der Beirat einen kommunikativen Spielraum und Handlungsspielraum hat, den er nutzen sollte, um das Unternehmen positiv zu unterstützen und gleichzeitig die Position des Beirats zu unterstreichen.

Zum Beispiel: Ein Familienunternehmen ernennt einen neuen Geschäftsführer, der auf dem relevanten Markt einen guten Ruf genießt und dessen Ernennung daher ein besonderes Ereignis für das Unternehmen darstellt.

Einerseits ist das Unternehmen natürlich verpflichtet, diese Ernennung breit zu kommunizieren; das ist das Tagesgeschäft der Unternehmenskommunikation. Dementsprechend kann sich die Kommunikation des Beirats darauf beziehen, dass der Beirat das Verfahren strukturiert begleitet und die Gesellschafter im Auswahlprozess beraten hat. Der Beirat kann auch die Initialzündung für die Auswahl des neuen Managers gegeben haben, indem er mit einem Mitglied des Beirats persönlich und/oder beruflich verbunden war.

Auf diese Weise kann der Beirat auch in der Kommunikation Initiative zeigen und den Bestellungsprozess sowie die langfristigen, positiven Impulse des neuen Geschäftsführers herausstellen und sich so als kompetentes Beratergremium positionieren. Das stärkt die Rolle der Beiratsmitglieder und hebt das Ansehen des Unternehmens als gut aufgestellte und professionell begleitete Gesellschaft, die das Vertrauen der Share- und Stakeholder rechtfertigt.

Wenn diese Kommunikation als Teil der Arbeit mit den Medien verstanden wird, darf nicht vergessen werden, dass auch außerhalb des typischen Medienspektrums Kommunikationsprobleme auftreten können, die die Rolle des Beirats beeinflussen können. Die interne Kommunikation (d.h. die Kommunikation innerhalb des Unternehmens) und in der Kommunikation mit Aktionären und Stakeholdern, Geschäftspartnern, finanzierenden Banken etc. kann der Beirat ebenfalls eine unterstützende Rolle spielen. Der Beirat hat per se eine herausgehobene Rolle, die ihm ein gewisses Gewicht verleiht.

Daher können Stellungnahmen des Beirats in bestimmten Situationen einen erheblichen Mehrwert bringen und auch die Ruhe und Gelassenheit schaffen, die das operative Management vielleicht nicht in der erforderlichen Form aufbringen kann. Entweder, weil es sich um ein Thema handelt, das aus operativer Sicht eine unabhängige Meinung erfordert, oder weil der Beirat als Absender in der direkten Kommunikation mit einem bestimmten Adressaten oder Adressatenkreis notwendig erscheint, zum Beispiel aufgrund eines persönlichen Kontakts oder seiner Autorität, die außerhalb der Geschäftsführung liegt.

3. Unterstützung bei einer Kapitalmaßnahme

Die Einschaltung des Beirats kann insbesondere bei sehr vertrauten und langjährigen Geschäftsbeziehungen zwischen dem Unternehmen und der Bank sinnvoll sein, wenn der Hauptunternehmer aus der Geschäftsführung ausgeschieden ist und die neue Geschäftsführung und der neu eingestellte Manager nicht über die etablierten Verbindungen verfügen, die für eine komplexe Finanzierung notwendig sind. Und auch wenn der Gesellschafter eine andere operative Rolle hat, kann der Beirat eine wichtige Rolle spielen, wenn der Hintergrund der Kapitalmaßnahme sehr erklärungsbedürftig ist.

In diesem Fall kann der Beirat vertrauensbildend wirken und durch die unterschiedlichen Kompetenzen seiner Mitglieder den Grund für die Finanzierung und die daraus resultierenden zukünftigen Erfolgspotenziale aufzeigen. So kann z.B. die positive fachliche Einschätzung eines Ingenieurprofessors im Beirat eines auf Maschinenbau spezialisierten Unternehmens das entscheidende Kriterium für eine Bank sein, die Finanzierung zu genehmigen. Diese fachliche Beurteilung ergänzt die Darstellung des kaufmännischen Geschäftsführers, die sich ausschließlich auf Geschäftszahlen stützt.

Fazit

Damit die Beiräte ihre Aufgaben richtig wahrnehmen können, ist es von entscheidender Bedeutung, dass sie lernen, ihre Kompetenzen und Grenzen genau zu kennen. Nur so ist eine gesunde und produktive Zusammenarbeit zwischen dem Beirat, der Geschäftsführung und den anderen Abteilungen möglich. Darüber hinaus kann der Beirat

Initiative zeigen und den neuen Geschäftsführer bei seiner Ernennung unterstützen und sich so als kompetentes Beratungsgremium positionieren. Außerdem kann das Fachwissen der Beiratsmitglieder bei Handelsgeschäften und Finanzierungen entscheidend sein, daher ist ein auf verschiedene Bereiche spezialisierter Beirat von großer Bedeutung.