Das A und O: Der virtuelle Daten-raum muss allerhöchsten Sicherheitsvorschriften entsprechen. Um ein Risikofreies Sitzungsmanagement zu gewährleisten, sollte er zudem diese sechs Must-haves aufweisen:

1. Zertifizierter Sicherheit

Für die Gremienkommunikation ist es unabdingbar, dass der virtuelle Datenraum ein sehr hohes Sicherheitsniveau besitzt, nachgewiesen durch eine hohe Schutzklasse für Cloud-Dienste. Diese gewährleistet, dass die Daten während der Übertragung, Speicherung und Verarbeitung geschützt und autorisierte Zugriffe technisch ausgeschlossen sind.

2. Betreiberabschirmung

Die Aufsichtsratsmitglieder sollten bestimmen können, wer Zugriff auf die Daten hat. Durch technische Vorkehrungen wie die Sealed-Cloud-Technologie ist sichergestellt, dass weder IT-Administratoren noch Cloud-Dienste auf die darin befindlichen sensiblen Informationen zugreifen können. Selbst der Betreiber des Datenraums ist hiervon völlig abgeschirmt.

3. Lizenz- und Gästeverwaltung

Doch auch wenn die Hoheit über die Daten im Gremium verbleit, heißt das nicht, das alle, die Zugang zum Datenraum haben, automatisch Zugriff auf alle darin enthaltenen Dokumenten haben sollen. Hierfür sollte der Datenraum die Möglichkeit bieten, Zugriffsberechtigungen individuell auf Benutzer- und Dokumentenebene festzulegen. Der Administrator kann somit Lese- und Schreibzugriffe erteilen und bestimmen, wer Daten löschen oder weiterleiten darf. Auch sinnvoll: eine Funktion, mit der sich der Zugriff auf Dateien auf einen bestimmten Zeitraum begrenzen lässt.

4. Einsatz gängiger Technologien

Gerade für Gremiumsmitglieder, die häufig auf Dienstreise sind, ist es unabdingbar, von extern Zugang zu allen nötigen Unterlagen zu haben. Der sichere Zugriff auf den Datenraum muss also auch via Mobilgerät jederzeit möglich sein. Das wiederum heißt, dass auf dem Tablet, Notebook oder Smartphone dafür gesorgt sein muss, dass die Dokumente verschlüsselt sind und sich zudem von aus Ferne löschen lassen, sollte das Gerät abhandenkommen.

Ebenfalls hilfreich ist eine Synchronisierungsfunktion, die es dem Anwender erlaubt, weiter mit den heruntergeladenen Daten zu arbeiten. Ein weiterer Knackpunkt: da auch bei der Gremienkommunikation gängige Technologien für Videokonferenzen wie Microsoft Teams zum Einsatz kommen, sollte der Datenraum auf jeden Fall eine entsprechende Integration dieser Software ermöglichen.

5. Compliance- & Revisionssicherheit

Aufgrund von Revisions- und Compliance-Vorgaben gilt es oftmals, genauestens zu vermerken, wer wann an welchen Dokumenten gearbeitet, diese eingesehen, heruntergeladen, kopiert oder gelöscht hat. Hierfür muss der virtuelle Datenraum eine Journal-Funktion bieten, die ein revisionssicheres Protokoll (Audit-Trail) ermöglicht und idealerweise die Filterung nach gewissen Benutzern, Aktionenkategorien und Zeiträumen erlaubt.

6. Sitzungsmanagement- Funktionen

Speziell auf das Sitzungsmanagement abgestimmte Funktionen, die die Vor und Nachbereitung des Meetings erleichtern, runden das Profil eines virtuellen Datenraums ab. Hierzu zählt etwa ein PDF-Viewer, aber auch die folgenden Features sind sinnvoll.

• Digitale Sitzungsmappen fassen alle für das Meeting relevanten Dokumenten in einem PDF zusammen. Strukturierte Versionen sind in der Lage, automatisch alle Dokumente den jeweiligen Unterordern zuzuordnen und Inhaltsverzeichnisse dynamisch zu erstellen.
• Eine Chat-Funktion vereinfacht die Kommunikation innerhalb des Gremiums. Sie gestattet es, Mitglieder über persönliche Nachriten etwa darauf hinzuweisen, dass eine neue Version der Unterlagen verfügbar ist oder ein Dokument auf ihre Sichtung wartet.
• Online-Abstimmungen erleichtern die Beschlussfassung noch während der Sitzung. Die Ergebnisse des Beschlusses sind stets in Echtzeit verfügbar.
• Mit Wasserzeichen versehene Unterlagen sind schreibgeschützt und lassen sich nicht ohne diesen Schriftzug ausdrucken. Dies schränkt die unerwünschte Verbreitung vertraulicher Dokumente ein.
• Eine – auch via Mobilgerät – bedienbare – Annotationsfunktion erlaubt es, die Sitzungsmappe innerhalb des sicheren Datenraums mit Zeichnungen, Bildern und Audio-Dateien zu versehen, Änderungen vorzunehmen und Notizen anzubringen.
• Die Schwärzungsfunktionkann verwendet werden, um in einem Dokument enthaltene Informationen zu entfernen, die an Ausschussmitglieder weitergegeben werden sollen. Es ist wichtig zu betonen, dass es sich bei der Schwärzung nicht nur um eine Farbmarkierung handelt. Die zugrunde liegenden Informationen werden unwiderruflich gelöscht. Dadurch wird verhindert, dass Unbefugte durch Manipulationen an vertrauliche Daten gelangen können.

Fazit

Heutzutage ist es auch für Ausschussmitglieder von großer Bedeutung, jederzeit und überall auf Sitzungsunterlagen zugreifen zu können, auch wenn diese hochsensible Daten enthalten. Damit diese Daten nicht in die falschen Hände geraten, muss sichergestellt werden, dass nur befugte Personen Zugriff darauf haben. Statt sich auf (unverschlüsselte) E-Mails oder File-Sharing-Dienste zu verlassen, sollten die Meeting-Teilnehmer professionelle Werkzeuge nutzen: Sichere virtuelle Datenräume, die selbst strengsten Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit genügen, machen die Kommunikation zwischen den Gremien sicher. Mit speziell auf das virtuelle Meeting-Management zugeschnittenen Funktionen sorgen sie zudem für mehr Effizienz.